PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK BERBASIS EXCEL VBA DI UNIT GENERAL AFFAIRS PT XYZ

Abstract

Perkembangan teknologi informasi menuntut organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan administrasi, termasuk dalam pengelolaan arsip. Namun, pengelolaan arsip di Unit General Affairs masih dilakukan secara manual sehingga proses pencatatan, penyimpanan, dan pencarian dokumen menjadi kurang efisien. Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk merancang sistem kearsipan elektronik surat masuk dan surat keluar berbasis Microsoft Excel VBA guna meningkatkan efisiensi kerja administrasi. Metode yang digunakan adalah kualitatif deskriptif melalui tahapan observasi, wawancara, analisis kebutuhan, perancangan, serta uji coba sistem. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu mempermudah pengelolaan arsip secara lebih terstruktur, mempercepat proses pencarian dokumen, serta mendukung pemantauan data surat masuk dan surat keluar. Selain itu, sistem dapat dioperasikan tanpa menggunakan jaringan internet sehingga sesuai dengan kondisi kerja pengguna. Dengan demikian, sistem yang dirancang dapat menjadi solusi praktis dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip serta berkontribusi terhadap pengembangan penerapan teknologi di bidang administrasi perkantoran.

 

Abstract. The development of information technology requires organizations to improve the efficiency and effectiveness of administrative management, including records management. However, records management in the General Affairs Unit is still done manually, so the processes of recording, storing, and finding documents are less efficient. This community service activity aims to design an electronic records management system for incoming and outgoing letters based on Microsoft Excel VBA to improve administrative efficiency. The method used is descriptive qualitative, including observation, interviews, needs analysis, system design, and system testing. The results show that the system helps users manage records in a more structured way, makes document searching faster, and supports the monitoring of incoming and outgoing letters. In addition, the system can be used without an internet connection, so it fits the users’ working conditions. Therefore, the system can be a practical solution to improve records management and support the use of simple technology in office administration